Несмотря на «плоды» века информационных технологий, к примеру, использование программного обеспечения для оптимизации ряда функций закупочной деятельности (SAP — автоматизированная система управления ресурсами предприятия или ЭДО — система электронного документооборота или иное) у многих организаций остаются нерешенными вопросы, касающиеся нарушений заданного порядка осуществления закупок. И этому есть причины.

Закупщики (специалисты по закупкам, специалисты отделов закупок) делают свою работу выполняя проекты для инициаторов закупок внутри организации, и поэтому удовлетворенность внутренних структурных подразделений является одним из важнейших индикаторов успешности работы Управления закупок. Залог успеха закупщика – во взаимодействии подразделений. Однако, закупщики действуют в строго определенных временных рамках при совершении операций, неся при этом груз персональной ответственности, экономические и юридические риски.

Вместе с тем закупщики часто сталкиваются с тем, что разные структурные подразделения (отделы, департаменты и пр.), сконцентрированные на своих функциональных задачах и целях, не любят, чтобы закупщики «рылись» в их бюджетах и проектах, неохотно делятся своими планами, успехами и неудачами. Более того, часто разные отделы общаются на разном языке, не готовы к изменениям и подчас не осознают своих реальных потребностей. Это снижает отдачу, а также затрудняет успех и реализацию закупочных проектов. Неслаженность подразделений зачастую приводит к срывам сроков, нарушениям, административным санкциям, судебным разбирательствам с поставщиками.

Еще одна проблема в том, что руководители подразделений часто смещают фокус в сторону решения срочных тактических бизнес-задач, и относят на второй план обсуждение целей, стратегии, планов и результатов предыдущих проектов, не вовлекая своевременно в коммуникацию Управление закупок. Здесь нужно изменение мышления внутри организации, которое выстраивается благодаря регулярной образовательной деятельности и проходит по цепочке от руководителей к подчиненным.

В целях оптимизации бизнес-процессов и повышения их эффективности руководством и отдельными инициаторами предпринимаются те или иные меры, однако их реализация напрямую зависит от первоначальной диагностики закупочной деятельности организации, то есть аудита закупок. При этом важным условием является независимость проверяющих лиц. Оптимальным вариантом является обращение за услугой к специализированной экспертной компании, компетентной в области управления закупками (далее – «консалтинговая компания»). Ввиду отсутствия каких-либо мешающих интересов или боязни, сторонняя фирма осуществит проверку, выявит нарушения и недочёты, предоставит объективную оценку «масштабов бедствия».

Каких результатов сто́ит ожидать по итогам аудита закупок?

Проведя анализ закупочной деятельности, документов и информации, размещенной в ЕИС (Единая информационная система в сфере закупок), консалтинговая компания сформирует и предоставит:

1) детальный отчёт с перечнем нарушений (при наличии), рекомендации по их устранению;

2) таблица с описанием рисков и возможных санкций контрольных органов в сфере закупок;

3) официальное экспертное заключение;

4) консультации по принятию превентивных мер с целью предупреждения нарушений при проведении последующих закупок.

На основе полученных результатов руководством организации могут быть приняты решения по оптимизации функций подразделений, дополнительной регламентации бизнес-процессов, организации мониторинга и усилению контроля за закупочной деятельностью.

На практике ожидаемо проявления ряда противодействий проводимой оптимизации закупок, которые, в первую очередь, зависят от человеческого фактора. Поэтому очень важно, чтобы все сотрудники, на чью работу повлияет реализация закупочных проектов, знали какие произойдут изменения с принятием новых мер, когда и что это значит для них, а главное, как это согласуется с их личными целями и целями организации. Кроме того, стоит отметить, что привлечение консалтинговой компании поможет максимально полно реализовать намеченные планы по итогам аудита закупок.

Подробную информацию об учебном центре и его услугах можно узнать на сайте компании www.auccons.ru или по телефону: 8 (495) 540-52-97.